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Pasos para revisar el software instalado

Ya sea para una proceso de Descubrimiento e Inventario de Software o una Auditoría de licencias, es importante tener en consideración los siguientes pasos para realizar una revisión manual exitosa del software instalado o en uso en computadores de escritorio y portátiles (o “Workplace”).

  1. Determine el alcance de la revisión:es clave conocer qué productos se revisarán. Por lo general se puede empezar por el software comercial más conocido, es decir:
    • Sistema Operativo.– identificar producto, versión y edición. Por ejemplo: Microsoft® Windows XP Professional
    • Aplicaciones de Oficina.– identificar producto, versión y edición. Pueden existir varias instalaciones de diferentes versiones del producto, para ese caso, cuenta la última versión. Sin embargo, si existen diferentes instalaciones de ediciones del producto, deben contarse por separado. Por ejemplo: una PC con Microsoft® Office 2007 Professional Plus y Microsoft® Office 2003 Professional instalados solo requiere una licencia de Microsoft® Office 2007 Professional Plus por ser la última versión.
    • Aplicaciones especializadas.- identificar producto, versión y edición si aplica. Por ejemplo: Adobe® Acrobat 9 Standard
    • Antivirus.- por lo general cada software antivirus tiene su propia herramienta de administración de licencias, sin embargo en muchas ocasiones quedan instalados clientes de antivirus anteriores, es importante revisar dichas aplicaciones por razones de rendimiento y legalidad.
  2. Revisión a nivel de computadores de escritorio:
    • Sistema Operativo.- debido a que la plataforma Microsoft Windows es la más usada, también recomendamos verificar la etiqueta o certificado de autenticidad (COA) que debe estar adherida al chasis o “case” del computador. De esta manera, usted -con la revisión manual- está identificando el sistema operativo en uso y la licencia asociada. Tanto el sistema operativo instalado como la descripción en el COA deben coincidir para asegurar que el equipo cuenta con una licencia. Existen excepciones para las ediciones Professional o Business -gracias al derecho “Downgrade” establecido en el EULA- que permite usar versiones de producto anteriores. Por ejemplo: Una PC con licencia de sistema operativo Windows 7 Professional OEM  puede tener instalada una versión anterior del producto, es decir Windows Vista o Windows XP.
    • Aplicaciones y Antivirus.- la relación del software instalado en un equipo aparece en el panel de control del sistema operativo Microsoft Windows, dentro del ícono “Agregar y Quitar Programas” (en versiones anteriores a Windows XP) o “Programas y Caracteristicas” (en versiones Vista y 7). Aunque para las licencias OEM la etiqueta debe estar también adherida al chasis o “case” del computador, esta práctica es muy poco común.
    • A continuación pueden ver un video de ejemplo para revisar software Microsoft manualmente
  1. Revisión a nivel de herramientas de Desarrollo: las licencias para ambientes de desarrollo se asignan a profesionales analistas y programadores de forma permanente. Con estas licencias el personal de Desarrollo puede realizar múltiples instalaciones de servidores, aplicaciones y sistemas operativos sin requerir licencias adicionales. La restricción en el uso e instalación de estos productos es que debe usarse SOLO para ambientes de Demostración, Desarrollo y Prueba. No aplica para ambientes de Producción y Contingencia (“Staging”). La revisión -por tanto- consiste en identificar al personal de desarrollo y los servidores o PCs bajo su responsabilidad, sobre el volumen del software en uso e instalación se determina el producto más apropiado. Por ejemplo: un programador que requiere probar aplicaciones con bases de datos Microsoft SQL puede requerir una licencia de Visual Studio con subscripción MSDN Premium.
  2. Revisión de la documentación de licencias:de manera general, las licencias pueden ser de tres tipos:
    • Preinstaladas.- estas licencias se denominan OEM (Original Equipment Manufacturer) y vienen asociadas al hardware. Son las más económicas pero su contrato EULA (End User License Agreement) tiene mayores restricciones, como por ejemplo estas licencias “nacen y mueren con la máquina”. Es clave conservar la factura de compra del equipo con la etiqueta COA.
    • Caja.- también llamadas FPP (Full Package Product), son la forma más sencilla de comercializar una licencia de software, generalmente incluye el medio de instalación, manual de usuario, certificado de autenticidad y contrato de licencia EULA. Son las más costosas pero son ideales para usos en pequeñas cantidades. Se pueden adquirir en tiendas mayoristas (retails) o en los sitios Web oficiales del fabricante – donde sea disponible. Son perpetuas pero hay que custodiarlas debidamente.
    • Por volumen.- estas licencias son ideales para las compañías, ofrecen la mejor relación precio/valor. Cuentan con un sitio Web oficial para su administración (e incluso descarga). Son perpetuas y nunca pueden perderse debido a que el fabricante emite las licencias a nombre de la compañía, por tanto pueden ser rastreadas con cierta facilidad.

La revisión manual del software instalado en servidores es un proceso que requiere mucha más atención y detalle, cubriremos ese tópico la próxima semana.

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