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Cómo planear sus licencias de software mediante un Caso de Negocio

El ciclo de vida de los activos de software comienza por la Planeación, este sub-proceso es el punto de partida para una eficaz y eficiente gestión de los activos de Software conforme a ISO/IEC 19770-1. Es muy importante porque en él se identifican y documentan las necesidades del negocio.

El objetivo del sub-proceso de Planeación del Software es “entregar visibilidad y garantizar la entrega oportuna de las licencias de software alineado con los criterios de aceptación del negocio”.

BPM-Blueworks-SAM-Plan

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El sub-proceso de Planeación del Software está conformado por lo siguiente:

  1. Identificar necesidades
    • Análisis de requerimientos, pueden apoyarse en las prácticas de BABOK v 2.0 para priorizar, organizar y validar los requerimientos
    • Requerimientos funcionales, son los requeridos para soportar un proceso de negocio (mayor productividad, mejor rendimiento de productos, menores costos, etc.)
    • Requerimientos no-funcionales se refieren a necesidades operacionales y administrativas (menores tiempos de ciclo, total legalidad, mayor seguridad informática, etc.)
    • Gestión de la demanda: Evaluar demanda según perfiles de usuario y arquitectura de TI
  2. Evaluación y selección de la solución tecnológica
    • Gestión financiera: Analizar el retorno de inversión – ROI y beneficios
  3. Definir necesidades de licencias de la solución tecnológica
  4. Verificar disponibilidad de licencias
    • Consultar licencias disponibles en la DML
    • Revisar derechos de mantenimiento, actualización y transferencia disponibles
    • Actualizar necesidades de licencias con las opciones de aprovechamiento por re-uso, actualización o transferencia
  5. Presentación de presupuesto para aprobación mediante Caso de Negocio.- es la actividad de máximo valor pues le demuestra al negocio la alineación de TI con las necesidades de la organización. Es clave tener claro cuáles son los criterios de aceptación del negocio (conocido en ITIL® v3 como SAC – Service Acceptance Criteria). La presentación debería incluir:
  • Resumen Ejecutivo (Funcionalidad, Costo y Tiempo)
  • Alcance y suposiciones
  • Impacto financiero y no-financiero (Presupuesto)
  • Riesgos y contingencias (Alineación con Gobierno de TI y Seguridad)
  • Recomendaciones (Consistencia con Políticas, Estrategias y Arquitecturas)

La adopción de estas prácticas -hasta llegar a familiarizarse con los Casos de Negocio- puede ser paulatina, especialmente cuando no contamos con ninguna experiencia de procesos para la gestión de TI, al respecto las estadísticas son altas en nuestra Latinoamérica. Lo invitamos a acercarse al negocio y alinearse con él mediante la Planeación del Software.

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