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Circular de Supersociedades respecto a la legalidad del software

Escenario

En mayo del 2010 la Superintendencia de Sociedades de Colombia emitió una Circular Externa sobre el Cumplimiento de las Normas de Propiedad Intelectual y Derechos de Autor por parte de las sociedades.

En ella se aclara que los Informes de Gestión deben reportar el estado de Cumplimiento de las normas sobre Propiedad Intelectual y Derechos de Autor en conformidad con los Art. 46 y 47 de la Ley 222 de 1995 y lo señalado en la Ley 603 de 2000.

Y como conclusión establece lo siguiente: “Hacer afirmaciones en el informe de gestión sin las evidencias necesarias dará lugar a la imposición de sanciones administrativas por parte de la Superintendencia (Art. 86 Num. 3 de la Ley 222 de 1995) sin perjuicio de sanciones que correspondan a otras autoridades“.

El Reto

Las sociedades por tanto tienen una exposición al riesgo de cumplimiento por cuanto Supersociedades requiere que se presenten evidencias en el Informe de Gestión que acrediten la legalidad del software.

Las organizaciones confían frecuentemente en sus departamentos de Sistemas/Tecnología para tal labor. Sin embargo este ejercicio se realiza generalmente de manera ad-hoc (véase Impacto en legalidad de las prácticas SAM) demandando -por ende- anualmente importantes recursos humanos y materiales que bien pueden ser optimizados en la organización.

El reto es por tanto cumplir con las normas de Propiedad Intelectual y Derechos de Autor mientras se optimizan las inversiones en licencias y recursos de preparación para auditorías. Estos retos pueden enfrentarse con un programa de Administración de Activos de Software –SAM.

Programa SAM

Con un programa SAM (norma ISO/IEC 19770-1) se cuenta con procedimientos y procesos para que el software instalado y en uso en la organización cuente con su respectiva licencia y esté debidamente autorizado.

Norma ISO 19770-1-Procesos

Norma ISO 19770-1-Procesos

Gracias a contar con estas 4 prácticas SAM organizadas mediante un programa interno SAM (con un responsable ejecutivo) se minimiza el riesgo de ilegalidad en el uso del software por parte de las sociedades:

  • Política y visión de programa SAM
  • Equipo responsable y delegado entrenado
  • Inventario de Software
  • Verificación y controles internos

Exypnos Consultoría puede apoyarlo en la implementación de un Programa SAM mediante nuestros servicios consultivos basados en el trabajo conjunto, amplia experiencia en la industria y enfoque en atender las demandas y requerimientos de nuestros clientes.

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