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4 iniciativas para estar preparado para una auditoria de licencias de software

En muchas ocasiones he recibido comentarios y preguntas respecto a cómo sucede una auditoría de licencias de software. Puedo resumir estas preguntas en dos:

1.       ¿Qué revisan durante una auditoría de software?

2.       ¿Cómo seleccionan a las empresas a auditar?

Para responder la primera pregunta, es importante aclarar que hay dos grandes escenarios bajo los cuales –su compañía- puede ser objeto de una auditoría de licencias de software:

Escenarios Violación Derechos de Autor Incumplimiento en la Tributación
Entidad que origina la acción Estudio jurídico representante de fabricante(s) de software Autoridad tributaria
Causa Defensa de Derechos de Autor ante posible violación Correcta tributación y verificación de facturas por el software instalado/usado
Objetivo Verificar legalidad en el uso del software Verificar la facturación (y por ende el pago de impuestos)
Método de Revisión Manual Manual
Alcance de Revisión Todas las oficinas que el juez considere pertinente Generalmente la sede principal
Títulos de Software Revisados Software al cual representa la firma (en caso de la BSA puede ser el conjunto de fabricantes asociados) Todo el software comercial (incluso Shareware)
Resultado Reporte de cumplimiento Reporte de cumplimiento
Consecuencias En función de la cantidad de software Sub-licenciado puede entablarse una demanda legal o negociar con la firma de abogados el pago de una multa y la regularización del licenciamiento En función de la cantidad del software Sub-licenciado puede derivarse a la Fiscalía para una subsiguiente auditoría por parte de ellos con consecuencias civiles y/o penales o reporte al fabricante afectado
Impacto económico La indemnización es igual al valor del software Sub-licenciado más honorarios de los abogados. Sin incluir el tiempo y esfuerzo dedicados a la diligencia. La multa es determinada por el (o los) fabricante(s) afectado(s) sin incluir el licenciamiento forzoso de todo el software sin licencia. No incluye el tiempo y esfuerzo dedicados a la diligencia.

Respecto a la segunda pregunta, ciertamente es un asunto que comprende algo de azar y algunos indicios que pueden mostrar las compañías, por ejemplo:

  1. Continuas modificaciones, actualizaciones o correcciones a sus declaraciones mensuales de impuestos
  2. Escasas compras registradas en las bases de datos de los fabricantes comparadas con el tamaño de la compañía

Estimo que la mejor manera de minimizar los riesgos legales por Sub-licenciamiento son estas 4 iniciativas:

  1. Revise su Proceso de Adquisición de licencias, asegurando que todas las licencias cuentan con su respectiva factura de compra y documente copias en un archivo aparte. Asegure así mismo que todas las licencias de software que se adquieren son efectivamente las que están instaladas o en uso en la compañía
  2. Documente sus licencias en un archivo o repositorio (en ITIL se denomina DML – Definitive Media Library) que contenga el estándar en el uso de software clasificado por perfiles de usuario aprobados en su compañía y los medios autorizados de instalación o distribución
  3. Revise el software instalado en su compañía (de preferencia manualmente) y determine los perfiles de usuario autorizados para cada uno de ellos
  4. Implemente un Programa de Administración de Activos de Software – SAM que rastree el uso del software a lo largo de su ciclo de vida: (Planeación de Requerimientos, Adquisición, Implementación, Mantenimiento/Operaciones, Optimización/Retiro) con un dueño o responsable del programa y cuyo principal indicador será lograr el 100% del Cumplimiento de Licencias en la organización

Con estas 4 iniciativas usted logrará un control más eficaz de sus activos de software y por ende reducirá el riesgo legal asociado, lo invitamos a conocer cómo lo podemos apoyar con independencia y confidencialidad mediante nuestro servicio Test Auditoría en Licenciamiento.

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