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10 pasos para implementar una DML

Software no-autorizado

Controlar las instalaciones de software no-autorizado en las organizaciones es un gran desafío para el personal de TI, en nuestro estudio “Impacto de prácticas SAM en la reducción de costos y legalidad” descubrimos que en promedio uno de cada tres programas de software instalados no contaba con su respectiva licencia en empresas de Centroamérica y la región Andina.

El software no-autorizado es aquel software que no ha sido aprobado para su uso por la dirección de Sistemas/TI en coordinación con las unidades de negocio. Cuando no tenemos definido el cuál es el software autorizado estamos incrementando el riesgo de contar con licencias sin usar (Sobre-licenciamiento) o software sin licencias (Sub-licenciamiento).

Biblioteca de medios definitiva

La primera actividad para eliminar los riesgos asociados de contar con software no-autorizado es establecer un estándar corporativo, es decir definir el conjunto de software autorizado en la organización, para ello podemos organizar una Biblioteca de Medios Definitivos o DML (Definitive Media Library) según el proceso de Administración de activos y configuraciones de software o SACM (Software Asset and Configuration Management) de ITIL®.

La DML es definida en ITIL® como “la biblioteca segura en la que se almacenan y protegen las versiones autorizadas y definitivas de los CI de todos los medios de software”, esta herramienta es muy útil para organizar el uso del software en las compañías, por las siguientes razones:

Utilidad

Beneficio

Las adquisiciones de software toman como referencia la información contenida en la DML Adquisiciones de software alineadas con las necesidades de la compañía
Las instalaciones de software provienen de medios autorizados disponibles en la DML Mejora en el desempeño por instalaciones estandarizadas
Repositorio de información de la documentación de licencias digitalizada Mayor cumplimiento en legalidad de licencias

Implementando una DML

Sea su interés asegurar la legalidad del software, mejorar el desempeño de las operaciones de TI u optimizar las adquisiciones de software; una DML es una excelente herramienta para lograr tales fines. A continuación describimos un conjunto de actividades necesarias para la implementación exitosa de una DML.

  1. Identifique el objetivo de la DML.- puede ser asegurar la legalidad en el uso del software, mejorar el desempeño de las operaciones en mesa de servicio/ayuda u tal vez optimizar las adquisiciones de software. Lo importante es alinear su implementación con una necesidad de la organización.
  2. Obtenga soporte ejecutivo.- clave para el financiamiento y orquestación de las áreas de interés (compras de TI, seguridad, mesa de servicio/ayuda y/o soporte). Sin un apoyo ejecutivo es muy difícil integrar al equipo humano y obtener un presupuesto adecuado.
  3. Conforme un equipo de gestión de activos y configuraciones.- este equipo será responsable y delegado por la modificación de la DML, sólo las versiones probadas y autorizadas serán puestas a disposición para las áreas de interés
  4. Defina el estándar corporativo.- el conjunto de software base para el uso en la compañía puede definirse formalmente luego de conversar con las unidades de negocio respecto a lo que realmente necesitan sus usuarios como herramientas de software. Puede formar parte del proceso de Diseño del Servicio de ITIL® (definición de PBA – Patrones de actividad del negocio).
  5. Documente las licencias adquiridas.- la documentación de licencias varía según el fabricante (Microsoft®, Adobe®, etc.) y el esquema de licenciamiento (OEM, Cajas, por volumen, etc.) por lo que siempre es una actividad difícil la primera vez, una vez documentada la información hay que establecer la posición efectiva de licencias (cantidad de licencias netas luego de aplicar derechos de actualización, uso secundario, “downgrade“, etc.)
  6. Funcionalidad para entrega.- organice los ítems de configuración (CI) disponibles para el equipo de implementación o entrega según en estándar corporativo aprobado
  7. Funcionalidad para adquisición.- organice los ítems de configuración (CI) disponibles para el equipo de compras de TI según los perfiles de usuario del estándar corporativo
  8. Funcionalidad para cumplimiento.- organice los ítems de configuración (CI) de licencias disponibles con su respectivo soporte en formato digital según los esquemas de licenciamiento
  9. Comunique la disponibilidad.- a los equipos de interés y los medios de acceso a la DML, de preferencia las funcionalidades deben estar disponibles en línea
  10. Evalúe el desempeño.- revise el logro de los objetivos planteados y establezca las mejoras necesarias a las funcionalidades de su DML trimestralmente
DML-implementación

DML-implementación

No es necesario contar con procesos ITIL® en funcionamiento para implementar una DML, como hemos visto su diseño e implementación pueden obedecer a temas de cumplimiento de legalidad o de reducción de costos. Las mejores prácticas SAM e ITAM también pueden confiar en una DML para asegurar el cumplimiento de los objetivos relacionados al control de los activos de software.

Una DML es clave para lograr Legalidad y Optimización en el uso de su software, lo invitamos a que conozca nuestro servicio Alliance en Proceso SAM y conozca cómo lo podemos ayudar.

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